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Archiv für Februar 2017

eMail-Archivierung ist seit Januar 2017 Pflicht

21. Februar 2017 by wp_simply

GoBD des Bundesfinanzministeriums und eMail-Archivierung

eMail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen, denn eMails werden in jedem Unternehmen genutzt. Wer seine eMails vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht archiviert, begeht eine Straftat und riskiert ein Bußgeld.

Gab es bis zum 31.12.2016 noch Schon- und Übergangsfristen, gelten seit dem 1. Januar 2017 die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ohne Wenn und Aber.

Bloßes Abspeichern oder Ausdrucken reicht nicht!

Seit Januar 2017 müssen alle eingehenden elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format unveränderbar aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Sie müssen auffindbar, verfügbar, manipulationssicher und maschinell auswertbar sein. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert und geordnet aufbewahrt werden, zusätzlich ist ihr Eingang, ihre Archivierung und die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es dürfen keine Informationen verfälscht, unterdrückt oder gelöscht werden.

Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der GoBD des Bundesfinanzministeriums nicht, wenn nicht zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, die die Unveränderbarkeit gewährleisten. Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Private Mails und Datenschutz

Mitarbeiter haben in der Vergangenheit geschäftliche Mailaccounts auch oft privat genutzt. Dem gegenüber steht jetzt die Verpflichtung, eMails zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt, also etwa beim Eingang auf dem Server, unveränderbar zu archivieren.
Da ein Aussortieren von privaten eMails vor dem Eintreffen auf dem Firmenserver praxisfern ist, kann das versehentliche Archivieren von privaten Mails datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen. In jedem Fall müssen alle Mitarbeiter über die Implementierung einer eMail-Archivierung vorab informiert werden. Es empfiehlt sich außerdem, die private Nutzung von Mails am Arbeitsplatz schriftlich und gänzlich zu untersagen und ggf. einen spezialisierten Anwalt zu konsultieren.

Professionelle eMail-Archivierung

Rechtskonforme eMail-Archivierung ist ohne eine professionelle Archivierungslösung nicht zu erreichen.

Mit der manuellen Speicherung einer eMail als PDF-Datei ist das Ganze nicht erledigt. Die Informationen des Headers, z. B. Informationen zum Absender, gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist. Zudem erfolgt damit keine Dokumentation.
Nach den Anforderungen der GoBD reicht es ebenfalls nicht, die Mail nur auszudrucken und in Papierform abzulegen.

Nur eine professionelle eMail-Archivierung kann allen Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie nicht nur Strafen und Bußgelder der Steuerbehörde, sondern auch Rechtsnachteile wie z.B. steuerlichen Schätzungen, Beweisverluste, Gutachten oder Prozesse im normalen Geschäftsbetrieb.

Gerne bieten wir Ihnen die für Ihre Unternehmensgröße und Ihre IT-Infrastruktur passende effiziente eMail-Archivierungslösung an.

Handeln Sie jetzt, denn die Schonfristen für die Einhaltung der GoBD des Bundesfinanzministeriums sind bereits seit Januar 2017 abgelaufen!

Rufen Sie uns an +49 (0)2232 923230 oder hinterlassen Sie uns Ihre Telefonnummer, wir rufen Sie zurück!

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Kategorie: simply IT-Blog

Neues von der simply IT-Service Familie

7. Februar 2017 by wp_simply

Wir haben Nachwuchs

Kennen Sie Rocket League oder den SC Roitzheim? Nein? Echt nicht? Naja, ehrlich gesagt wir bisher auch nicht. Aber jetzt, denn die simply IT-Service Familie ist größer geworden und hat damit unseren Horizont erweitert.

Im IT-Service-Support unterstützt Sie jetzt zusätzlich Philipp Brumm, Master of Rocket League, und um alle Ihre anderen oder neuen Wünsche kümmert sich Jan-Rüdiger Stöber, Angreifer mit der Nummer 8 beim SC Roitzheim.

Wir sind stolz auf alle unsere Mitarbeiter!

Sie werden remote betreut und wollten schon immer mal wissen, wie unser Team eigentlich aussieht? Dann klicken Sie hier: simply IT-Service Köln Team

Kategorie: simply Team-Blog

Einbindung mobiler Mitarbeiter in Ihre Unternehmens-IT

2. Februar 2017 by wp_simply

Kommunikationslösungen für mobile Mitarbeiter oder Home Offices

Moderne Arbeitswelten werden zunehmend mobiler und flexibler. Mitarbeiter sind oft unterwegs oder aus anderen Gründen nicht mehr physisch im Unternehmen anwesend. Andere Unternehmen haben verschiedene Niederlassungen und Filialen, beschäftigen Home Office Mitarbeiter oder organisieren ortsübergreifende Projektgruppen.

Fehlte bis vor einigen Jahren bei mobilen Mitarbeitern noch der Zugriff auf Firmendaten und Software, die ausschließlich vor Ort in der Firma zur Verfügung stehen, funktioniert heute mit den passenden IT-Lösungen die Einbindung aller Mitarbeiter problemlos, sicher, kosteneffizient und ohne Reibungsverluste.

Ihr Mitarbeiter kann mit seinem Tablet, Smartphone oder Notebook auf Ihre komplette Firmen-IT-Umgebung zugreifen, so als ob er im Unternehmen vor Ort in seinem Büro sitzt. Dabei ist das Risiko des Verlusts wichtiger Firmandaten bei Verlust des Endgeräts, z.B. durch Diebstahl, gering, denn die eigentlichen Daten befinden sich nicht auf der Hardware des Mitarbeiters, sondern verbleiben auf dem Server der Unternehmenszentrale. Software, Applikationen und deren Updates, z.B. Ihr CRM, Geschäftsanwendungen wie SAP oder Ihr Virenschutz, werden zentral ausgerollt und gemanagt.

Auch auf seinem Mobiltelefon ist der Mitarbeiter unter seiner Büro-Durchwahl erreichbar und bei Anrufen von seinem Mobiltelefon überträgt er seinen geschäftlichen Festnetz-Kontakt inklusive Durchwahl.

Terminalserver, VPN und Cloud Telefonanlage

Möglich wird eine solche Einbindung zum Beispiel durch VPN, Terminalserver und eine virtuelle Telefonanlage. Dabei erledigt der zentrale Terminalserver die gesamte Rechenleistung und stellt Daten und Anwendungen über das Netzwerk zur Verfügung. Erforderlich ist eine bestehende Internetverbindung und eine sichere Verbidung zum Firmennetzwerk über VPN.

Die Telefonanlage – Hosted PBX, Cloud Telefonanlage oder Telefonanlage mit Möglichkeit zur Einbindung von SIP-Nebenstellen managt ein- und ausgehende Telefonate des Mitarbeiters mit Anzeige der gewünschten Nummer.

Ausschlaggebend für die konkrete Ausgestaltung Ihrer IT-Architektur zur Umsetzung Ihrer gewünschten IT-Lösung ist in jedem Fall Ihr genaues Anforderungsprofil. Welche Funktionen möchten Sie nutzen, welches Ergebnis möchten Sie erreichen?

Sie haben Fragen oder möchten Ihre mobilen Mitarbeiter perfekt einbinden? Rufen Sie uns an, wie freuen uns auf Sie!

Sie interessieren Sich für Cloud oder IP Telefonanlagen? Dann klicken Sie hier: Cloud, IP und virtuelle Telefonanlagen

Kategorie: simply IT-Blog

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