E‑Rechnung – Bist du bereit für die Digitalisierung?
Mit Beginn dieses Jahres steht das Thema E‑Rechnung erneut im Fokus. Für dich bedeutet das, deine Prozesse rund um den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von Rechnungen zu überprüfen. In diesem Beitrag fassen wir zusammen, was du jetzt beachten solltest, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und deine Abläufe effizienter zu gestalten.
Warum ist die E‑Rechnung so wichtig?
E‑Rechnungen sind ein zentraler Baustein der Digitalisierung im Rechnungswesen. Sie reduzieren den Papierverbrauch, beschleunigen Arbeitsprozesse und erleichtern die Archivierung. Gleichzeitig musst du sicherstellen, dass du die gesetzlichen Vorgaben erfüllst, insbesondere die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Was solltest du jetzt prüfen?
Damit deine E‑Rechnungsprozesse reibungslos funktionieren, solltest du folgende Punkte überprüfen:
- Unterstützung aller zugelassenen E‑Rechnungsformate
Stelle sicher, dass dein E‑Mail-System Rechnungen in Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen und korrekt öffnen kann. Diese Formate sind in Deutschland gesetzlich anerkannt und garantieren eine standardisierte Übermittlung. - Aktualisierung der Buchhaltungssoftware
Deine Buchhaltungsprogramme sollten auf dem neuesten Stand sein, um E‑Rechnungen ordnungsgemäß zu verarbeiten. Softwareanbieter stellen in der Regel entsprechende Updates bereit. Falls du unsicher bist, ob deine Software aktuell ist, prüfe die Version oder kontaktiere den Anbieter. - Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Ein modernes DMS kann deine Rechnungen automatisch revisionssicher und durchsuchbar archivieren. Das erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern spart auch Zeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten. - GoBD-konforme E‑Mail-Archivierung
Die GoBD schreiben seit 2017 eine revisionssichere Archivierung von E‑Mails vor. Prüfe, ob deine E‑Mail-Archivierung diesen Anforderungen entspricht, um bei einer Steuerprüfung auf der sicheren Seite zu sein.
Bist du unsicher? Wir helfen dir!
Falls du dir nicht sicher bist, ob deine Systeme und Prozesse den aktuellen Anforderungen entsprechen, zögere nicht, uns zu kontaktieren. Wir unterstützen dich gerne dabei, deine Abläufe zu analysieren und zu optimieren. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass du nicht nur rechtlich abgesichert bist, sondern auch von den Vorteilen der Digitalisierung profitierst.
Fazit
Die Einführung und Umsetzung der E‑Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Nutze die Gelegenheit, deine Prozesse zu optimieren und dir einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Bist du bereit? Wenn nicht, stehen wir dir mit Rat und Tat zur Seite
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