eMail-Archivierung ist seit Januar 2017 Pflicht

GoBD des Bundesfinanzministeriums und eMail-Archivierung

eMail-Archivierung betrifft jedes Unternehmen, denn eMails werden in jedem Unternehmen genutzt. Wer seine eMails vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht archiviert, begeht eine Straftat und riskiert ein Bußgeld.

Gab es bis zum 31.12.2016 noch Schon- und Übergangsfristen, gelten seit dem 1. Januar 2017 die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ohne Wenn und Aber.

Bloßes Abspeichern oder Ausdrucken reicht nicht!

Seit Januar 2017 müssen alle eingehenden elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format unveränderbar aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Sie müssen auffindbar, verfügbar, manipulationssicher und maschinell auswertbar sein. Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert und geordnet aufbewahrt werden, zusätzlich ist ihr Eingang, ihre Archivierung und die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es dürfen keine Informationen verfälscht, unterdrückt oder gelöscht werden.

Die bloße Ablage von Daten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der GoBD des Bundesfinanzministeriums nicht, wenn nicht zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, die die Unveränderbarkeit gewährleisten. Sämtliche Dokumente müssen im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt lückenlos einzusehen und zu durchsuchen sein. Es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Private Mails und Datenschutz

Mitarbeiter haben in der Vergangenheit geschäftliche Mailaccounts auch oft privat genutzt. Dem gegenüber steht jetzt die Verpflichtung, eMails zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt, also etwa beim Eingang auf dem Server, unveränderbar zu archivieren.
Da ein Aussortieren von privaten eMails vor dem Eintreffen auf dem Firmenserver praxisfern ist, kann das versehentliche Archivieren von privaten Mails datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen. In jedem Fall müssen alle Mitarbeiter über die Implementierung einer eMail-Archivierung vorab informiert werden. Es empfiehlt sich außerdem, die private Nutzung von Mails am Arbeitsplatz schriftlich und gänzlich zu untersagen und ggf. einen spezialisierten Anwalt zu konsultieren.

Professionelle eMail-Archivierung

Rechtskonforme eMail-Archivierung ist ohne eine professionelle Archivierungslösung nicht zu erreichen.

Mit der manuellen Speicherung einer eMail als PDF-Datei ist das Ganze nicht erledigt. Die Informationen des Headers, z. B. Informationen zum Absender, gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nachvollziehbar, wie der tatsächliche Zugang der E-Mail erfolgt ist. Zudem erfolgt damit keine Dokumentation.
Nach den Anforderungen der GoBD reicht es ebenfalls nicht, die Mail nur auszudrucken und in Papierform abzulegen.

Nur eine professionelle eMail-Archivierung kann allen Anforderungen entsprechen. Vermeiden Sie nicht nur Strafen und Bußgelder der Steuerbehörde, sondern auch Rechtsnachteile wie z.B. steuerlichen Schätzungen, Beweisverluste, Gutachten oder Prozesse im normalen Geschäftsbetrieb.

Gerne bieten wir Ihnen die für Ihre Unternehmensgröße und Ihre IT-Infrastruktur passende effiziente eMail-Archivierungslösung an.

Handeln Sie jetzt, denn die Schonfristen für die Einhaltung der GoBD des Bundesfinanzministeriums sind bereits seit Januar 2017 abgelaufen!

Rufen Sie uns an +49 (0)2232 923230 oder hinterlassen Sie uns Ihre Telefonnummer, wir rufen Sie zurück!

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