eMail-Archi­vierung ist seit Januar 2017 Pflicht

GoBD des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­riums und eMail-Archivierung

eMail-Archi­vierung betrifft jedes Unter­nehmen, denn eMails werden in jedem Unter­nehmen genutzt. Wer seine eMails vor Ablauf der gesetz­lichen Aufbe­wah­rungs­fristen vernichtet oder diese erst gar nicht archi­viert, begeht eine Straftat und riskiert ein Bußgeld.

Gab es bis zum 31.12.2016 noch Schon- und Über­gangs­fristen, gelten seit dem 1. Januar 2017 die vom Bundes­fi­nanz­mi­nis­terium veröf­fent­lichten „Grund­sätze zur ordnungs­ge­mäßen Führung und Aufbe­wahrung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD) ohne Wenn und Aber.

Bloßes Abspei­chern oder Ausdrucken reicht nicht!

Seit Januar 2017 müssen alle einge­henden elek­tro­nische Handels- oder Geschäfts­briefe und Buchungs­belege in dem Format unver­än­derbar aufbe­wahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Sie müssen auffindbar, verfügbar, mani­pu­la­ti­ons­sicher und maschinell auswertbar sein. Die aufbe­wah­rungs­pflich­tigen Unter­lagen müssen zum orga­ni­sa­to­risch frühest­mög­lichen Zeit­punkt archi­viert und geordnet aufbe­wahrt werden, zusätzlich ist ihr Eingang, ihre Archi­vierung und die weitere Verar­beitung zu proto­kol­lieren. Es dürfen keine Infor­ma­tionen verfälscht, unter­drückt oder gelöscht werden.

Die bloße Ablage von Daten in einem Datei­system erfüllt die Anfor­de­rungen der GoBD des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­riums nicht, wenn nicht zusätz­liche Maßnahmen getroffen werden, die die Unver­än­der­barkeit gewähr­leisten. Sämt­liche Doku­mente müssen im Falle einer Betriebs­prüfung durch das Finanzamt lückenlos einzu­sehen und zu durch­suchen sein. Es gelten die gesetz­lichen Aufbewahrungsfristen.

Private Mails und Datenschutz

Mitar­beiter haben in der Vergan­genheit geschäft­liche Mail­ac­counts auch oft privat genutzt. Dem gegenüber steht jetzt die Verpflichtung, eMails zum orga­ni­sa­to­risch frühest­mög­lichen Zeit­punkt, also etwa beim Eingang auf dem Server, unver­än­derbar zu archivieren.
Da ein Aussor­tieren von privaten eMails vor dem Eintreffen auf dem Firmenserver praxisfern ist, kann das verse­hent­liche Archi­vieren von privaten Mails daten­schutz­recht­liche Probleme aufwerfen. In jedem Fall müssen alle Mitar­beiter über die Imple­men­tierung einer eMail-Archi­vierung vorab infor­miert werden. Es empfiehlt sich außerdem, die private Nutzung von Mails am Arbeits­platz schriftlich und gänzlich zu unter­sagen und ggf. einen spezia­li­sierten Anwalt zu konsultieren.

Profes­sio­nelle eMail-Archivierung

Rechts­kon­forme eMail-Archi­vierung ist ohne eine profes­sio­nelle Archi­vie­rungs­lösung nicht zu erreichen.

Mit der manu­ellen Spei­cherung einer eMail als PDF-Datei ist das Ganze nicht erledigt. Die Infor­ma­tionen des Headers, z. B. Infor­ma­tionen zum Absender, gehen dabei verloren und es ist nicht mehr nach­voll­ziehbar, wie der tatsäch­liche Zugang der E‑Mail erfolgt ist. Zudem erfolgt damit keine Dokumentation.
Nach den Anfor­de­rungen der GoBD reicht es eben­falls nicht, die Mail nur auszu­drucken und in Papierform abzulegen.

Nur eine profes­sio­nelle eMail-Archi­vierung kann allen Anfor­de­rungen entsprechen. Vermeiden Sie nicht nur Strafen und Bußgelder der Steu­er­be­hörde, sondern auch Rechts­nach­teile wie z.B. steu­er­lichen Schät­zungen, Beweis­ver­luste, Gutachten oder Prozesse im normalen Geschäftsbetrieb.

Gerne bieten wir Ihnen die für Ihre Unter­neh­mens­größe und Ihre IT-Infra­struktur passende effi­ziente eMail-Archi­vie­rungs­lösung an.

Handeln Sie jetzt, denn die Schon­fristen für die Einhaltung der GoBD des Bundes­fi­nanz­mi­nis­te­riums sind bereits seit Januar 2017 abgelaufen!

Rufen Sie uns an +49 (0)2232 923230 oder hinter­lassen Sie uns Ihre Tele­fon­nummer, wir rufen Sie zurück!

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