eMail-Archi­vie­rungs­pflicht nach GoBD und Daten­schutz nach Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­gesetz TKG

Wie bereits in unserem Beitrag zur eMail-Archi­vie­rungs­pflicht erwähnt, müssen einge­henden elek­tro­nische Handels- oder Geschäfts­briefe unver­än­derbar und zum orga­ni­sa­to­risch frühest­mög­lichen Zeit­punkt, z.B. beim Eintreffen auf dem Server, archi­viert werden.

Da ein Aussor­tieren von privaten eMails vor dem Eintreffen auf dem Firmenserver eher praxisfern ist, kann das verse­hent­liche Archi­vieren von privaten Mails daten­schutz­recht­liche Probleme aufwerfen.

Hierzu hatten wir Die Bundes­be­auf­tragte für den Daten­schutz und die Infor­ma­ti­ons­frei­eheit befragt und am 6. März 2017 folgende Antwort bekommen:

Ist die private email-Nutzung gestattet, hat der Arbeit­geber die erfor­der­lichen und orga­ni­sa­to­ri­schen Vorkeh­rungen zu treffen, um den Schutz des Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­gheim­nisses auch für die privaten E‑Mails zu gewährleisten.

Auch wenn der private E‑Mail-Verkehr über geschäft­liche Accounts nicht gestattet ist, hat der Arbeit­geber Vorkeh­rungen zu treffen, dass möglichst wenige perso­nen­be­zogene Daten erhoben werden.

Dazu zählt u.a.
‑die umfas­sende Infor­mation der Beschäf­tigten zur Nutzung des Internetzugangs,
‑der Abschluss von Dienst­ver­ein­ba­rungen zu Fragen der Proto­kol­lierung und einzel­fall­be­zo­genen Über­prüfung bei Missbrauchsverdacht,
‑der Schutz der Kommu­ni­kation von schwei­ge­pflich­tigen Personen und Personalvertretungen

Daraus schließen wir, dass Arbeit­gebern dringend anzu­raten ist, in jedem Fall schriftlich die private Internet- und eMail- Nutzung am Arbeits­platz zu unter­sagen. Befragen Sie dazu bitte Ihren Anwalt.

Sobald nämlich die private eMail- und Inter­net­nutzung erlaubt ist, erbringt der Arbeit­geber dem Arbeit­nehmer gegenüber nach §3 Nr.6 TKG Telekommunikationsdienste.

Das verpflichtet den Arbeit­geber wiederum zur Einhaltung des Fern­mel­de­ge­heim­nisses, denn sämt­liche Inhalte der Tele­kom­mu­ni­kation unter­liegen laut §88 Abs.1 TKG dem Fernmeldegeheimnis.

Darüber hinaus sollten Sie sich zusätzlich bei Ihrem Anwalt über die notwen­digen Inhalte und Erstellung einer Dienst­ver­ein­barung „E‑Mail und Internet am Arbeits­platz“ informieren.

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