eMail-Archivierungspflicht nach GoBD und Datenschutz nach Telekommunikationsgesetz TKG

Wie bereits in unserem Beitrag zur eMail-Archivierungspflicht erwähnt, müssen eingehenden elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe unveränderbar und zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt, z.B. beim Eintreffen auf dem Server, archiviert werden.

Da ein Aussortieren von privaten eMails vor dem Eintreffen auf dem Firmenserver eher praxisfern ist, kann das versehentliche Archivieren von privaten Mails datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen.

Hierzu hatten wir Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreieheit befragt und am 6. März 2017 folgende Antwort bekommen:

Ist die private email-Nutzung gestattet, hat der Arbeitgeber die erforderlichen und organisatorischen Vorkehrungen zu treffen, um den Schutz des Telekommunikationsgheimnisses auch für die privaten E-Mails zu gewährleisten.

Auch wenn der private E-Mail-Verkehr über geschäftliche Accounts nicht gestattet ist, hat der Arbeitgeber Vorkehrungen zu treffen, dass möglichst wenige personenbezogene Daten erhoben werden.

Dazu zählt u.a.
-die umfassende Information der Beschäftigten zur Nutzung des Internetzugangs,
-der Abschluss von Dienstvereinbarungen zu Fragen der Protokollierung und einzelfallbezogenen Überprüfung bei Missbrauchsverdacht,
-der Schutz der Kommunikation von schweigepflichtigen Personen und Personalvertretungen

Daraus schließen wir, dass Arbeitgebern dringend anzuraten ist, in jedem Fall schriftlich die private Internet- und eMail- Nutzung am Arbeitsplatz zu untersagen. Befragen Sie dazu bitte Ihren Anwalt.

Sobald nämlich die private eMail- und Internetnutzung erlaubt ist, erbringt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber nach §3 Nr.6 TKG Telekommunikationsdienste.

Das verpflichtet den Arbeitgeber wiederum zur Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses, denn sämtliche Inhalte der Telekommunikation unterliegen laut §88 Abs.1 TKG dem Fernmeldegeheimnis.

Darüber hinaus sollten Sie sich zusätzlich bei Ihrem Anwalt über die notwendigen Inhalte und Erstellung einer Dienstvereinbarung “E-Mail und Internet am Arbeitsplatz” informieren.