eMail-Archi­vie­rungs­pflicht nach GoBD und Daten­schutz nach Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz TKG

Wie bereits in unse­rem Bei­trag zur eMail-Archi­vie­rungs­pflicht erwähnt, müs­sen ein­ge­hen­den elek­tro­ni­sche Han­dels- oder Geschäfts­briefe unver­än­der­bar und zum orga­ni­sa­to­risch frü­hest­mög­li­chen Zeit­punkt, z.B. beim Ein­tref­fen auf dem Ser­ver, archi­viert werden.

Da ein Aus­sor­tie­ren von pri­va­ten eMails vor dem Ein­tref­fen auf dem Fir­men­ser­ver eher pra­xis­fern ist, kann das ver­se­hent­li­che Archi­vie­ren von pri­va­ten Mails daten­schutz­recht­li­che Pro­bleme aufwerfen.

Hierzu hat­ten wir Die Bun­des­be­auf­tragte für den Daten­schutz und die Infor­ma­ti­ons­frei­e­heit befragt und am 6. März 2017 fol­gende Ant­wort bekommen:

Ist die pri­vate email-Nut­zung gestat­tet, hat der Arbeit­ge­ber die erfor­der­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­keh­run­gen zu tref­fen, um den Schutz des Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­gheim­nis­ses auch für die pri­va­ten E‑Mails zu gewährleisten.

Auch wenn der pri­vate E‑Mail-Ver­kehr über geschäft­li­che Accounts nicht gestat­tet ist, hat der Arbeit­ge­ber Vor­keh­run­gen zu tref­fen, dass mög­lichst wenige per­so­nen­be­zo­gene Daten erho­ben werden.

Dazu zählt u.a.
‑die umfas­sende Infor­ma­tion der Beschäf­tig­ten zur Nut­zung des Internetzugangs,
‑der Abschluss von Dienst­ver­ein­ba­run­gen zu Fra­gen der Pro­to­kol­lie­rung und ein­zel­fall­be­zo­ge­nen Über­prü­fung bei Missbrauchsverdacht,
‑der Schutz der Kom­mu­ni­ka­tion von schwei­ge­pflich­ti­gen Per­so­nen und Personalvertretungen

Dar­aus schlie­ßen wir, dass Arbeit­ge­bern drin­gend anzu­ra­ten ist, in jedem Fall schrift­lich die pri­vate Inter­net- und eMail- Nut­zung am Arbeits­platz zu unter­sa­gen. Befra­gen Sie dazu bitte Ihren Anwalt.

Sobald näm­lich die pri­vate eMail- und Inter­net­nut­zung erlaubt ist, erbringt der Arbeit­ge­ber dem Arbeit­neh­mer gegen­über nach §3 Nr.6 TKG Telekommunikationsdienste.

Das ver­pflich­tet den Arbeit­ge­ber wie­derum zur Ein­hal­tung des Fern­mel­de­ge­heim­nis­ses, denn sämt­li­che Inhalte der Tele­kom­mu­ni­ka­tion unter­lie­gen laut §88 Abs.1 TKG dem Fernmeldegeheimnis.

Dar­über hin­aus soll­ten Sie sich zusätz­lich bei Ihrem Anwalt über die not­wen­di­gen Inhalte und Erstel­lung einer Dienst­ver­ein­ba­rung „E‑Mail und Inter­net am Arbeits­platz“ informieren.