Tipps zur Einrichtung eines „echten“ Homeoffices

Spätestens in diesem Jahr haben auch die letzten Unternehmer und Angestellte, deren Aufgaben es zulassen, das Homeoffice kennengelernt. Dadurch wurden viele Ressentiments zum Thema Produktivität, Konzentration und Einhaltung der Arbeitszeiten endlich abgebaut. Wie eine Umfrage des Ifo-Instituts ergab, möchten 73 Prozent der Unternehmen, die während der Pandemie verstärkt auf das Arbeiten von zuhause gesetzt haben, auch in Zukunft mehr Heimarbeitsplätze anbieten.

Homeoffice vs. Mobile Office

Wenn wir heute von Homeoffice reden, verwenden wir häufig den falschen Begriff. Während Mitarbeiter im Homeoffice ortsgebunden zu Hause arbeiten, sind ihre Arbeitsplätze in der Arbeitsstättenverordnung definiert und haben höhere Auflagen beim Daten- und Gesundheitsschutz.

Beim Mobile Office hingegen ist es durchaus gängig, dass niemand auf den ergonomischen Anspruch des Arbeitsplatzes schaut. Außerdem werden dabei nicht selten private Endgeräte des Mitarbeiters genutzt. Eine DSGVO-konforme Arbeit ist damit kaum umzusetzen, abgesehen davon liegt die Verantwortung für IT-Security damit alleine beim Angestellten. Die Risiken sind unübersichtlich.

Auf lange Sicht gewinnt das Homeoffice

Natürlich gibt es Aufgaben, die im Mobile Office gut funktionieren. Gerade dann, wenn es eben auch wirklich mobil genutzt werden soll. Beispielsweise im Hotel oder im Zug, also eben nicht zu Hause und ortsgebunden. Zu Hause sollte man sich nicht dauerhaft mit einem Mobile Office begnügen, sondern ein echtes Homeoffice einrichten.

Es ist ausgesprochen sinnvoll, die Mitarbeiter zu Hause auf Basis der Arbeitsstättenverordnung auszustatten. Schlechte Sitzposition vor dem Computer, zu kleiner Bildschirm oder eine falsche Tischhöhe sind nur einige Faktoren, die aus dem Homeoffice schnell ein Gesundheitsrisiko werden lassen. Das sollten Arbeitgeber im eigenen und im Interesse der Mitarbeiter vermeiden.

Auch wenn das Arbeitsgerät ein Laptop ist, sollte die Anzahl der Bildschirme und deren Größe so dimensioniert sein, wie es auch im Büro genutzt wird. Der richtige Abstand eines externen Monitors schont die Augen und erlaubt ermüdungsfreies Arbeiten.

Bei der Wahl von Tastatur und Mouse spielt Ergonomie ebenfalls eine wichtige Rolle.

Wir, bei simply communicate, bevorzugen ein papierloses Büro und sind da sehr konsequent, aber wer einen Drucker braucht, sollte überlegen, welche Leistungen im Homeoffice wirklich benutzt werden müssen.

Scanner sind in vielen Fällen überflüssig, weil es heutzutage großartige Apps gibt, die aus einem durchschnittlichen Smartphone einen Scanner machen.

Ein Smartphone gehört zur Ausstattung des Homeoffice genauso dazu wie beim Mobile Office. Dabei denken wir an ein firmeneigenes Handy, welches der Mitarbeiter bestenfalls nur dienstlich nutzen sollte.

Beim Herzstück des ganzen Equipments, dem Laptop, sollten die Leistungsparameter zum Arbeitsplatz passen und die Installation der Software sollten die IT-Strukturen des Unternehmens wiederspiegeln.

Bezüglich der Technik, beraten wir von simply communicate unsere Kunden und deren Mitarbeiter. Es zahlt sich an dieser Stelle einmal mehr aus, einen IT-Dienstleister einbinden zu können, der das gesamte IT-Umfeld im Unternehmen kennt. Da wir unsere Kunden nicht nur mit cloudbasierter IP Telefonie versorgen wir berichteten, sondern auch die Managed Services für virtuelle (oder physische) Server übernehmen (mehr dazu), haben wir unsere Kunden schon bestens auf die Einrichtung von echten Homeoffices vorbereitet. Dass sowohl Telefonie, als auch fast alle Anwendungen in der Cloud laufen können, bringt die erforderliche Professionalität. Die Kontaktdaten des Mitarbeiters sind überall und auf allen Kanälen identisch mit denen am Unternehmensstandort.

Wenn bei der Technik auf ergonomisch sinnvolles Arbeiten geachtet wird, muss konsequenterweise dieser Anspruch auch bei der Möblierung gelten. Sollte übrigens die Wohnsituation eines Heimarbeiters die Voraussetzungen für diese professionelle Herangehensweise nicht hergeben, dann empfehlen wir an dieser Stelle noch einen Blick auf den letzten Blogbeitrag unseres Schwesterunternehmens brüneo.

Ob nun Homeoffice oder Mobile Office, bei der Ausstattung sollte man sich kompetent beraten lassen und schon wegen des Services, alles aus einer Hand beauftragen. Wir bieten das sowohl professionell, als auch simply!

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